E-Rechnungspflicht ab 2025 – was Sie wissen müssen Liebe Anwenderinnen und Anwender, ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung im deutschen Steuerrecht in Kraft: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.
Wir möchten Sie über die wichtigsten Details informieren und Ihnen zeigen, wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können. Pflicht zur E-Rechnung Ab 2025 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen, also alle Rechnungen von Lieferanten an Unternehmen, in elektronischer Form gestellt werden, wenn der Absender dies wünscht. Dies bedeutet, dass der Empfänger bereit sein muss, E-Rechnungen zu empfangen.
Diese Pflicht umfasst also auch Ihre Lieferantenrechnungen und erfordert Anpassungen in Ihrem Rechnungsmanagement. Übergangsregelungen Für eine Übergangszeit von drei Jahren (bis Ende 2027) können Rechnungssteller weiterhin andere Formate wie EDI-INVOICE, PDF oder sogar Papierrechnungen verwenden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Diese Flexibilität ermöglicht es, sich schrittweise auf die neuen Anforderungen einzustellen. Zulässige Formate Ab 2028 sind nur noch drei Formate für elektronische Rechnungen zugelassen: - XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und den europäischen Normen entspricht.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dieses Format ist besonders benutzerfreundlich und wurde bereits beim BTE-CC realisiert.
- Peppol: Obwohl es in Deutschland bisher kaum verwendet wird, ist auch dieses Format zugelassen.
Übertragungswege Der Übertragungsweg für E-Rechnungen ist nicht festgelegt. Es ist jedoch zu erwarten, dass Ihre Lieferantenrechnungen i.d.R. per E-Mail verschickt werden. Wir empfehlen daher, ein eigenes E-Mail-Postfach speziell für den Empfang von E-Rechnungen einzurichten, um den Überblick zu behalten und die Verwaltung zu erleichtern. Auswirkungen auf Ihre Systeme - Finanzbuchhaltung (FIBU): Stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzbuchhaltungssoftware in der Lage ist, die neuen Formate zu verarbeiten. Prüfen Sie, ob Updates oder Anpassungen notwendig sind. Wir empfehlen Datev Unternehmen online. Die entsprechende Schnittstelle ist seitens prohandel verfügbar.
- Warenwirtschaftssystem: B2C Rechnungen sind bisher ausgespart. Da unsere Anwender an der Kasse i.d.R. an Endkunden verkaufen, muss sich nach aktuellem Kenntnisstand hier zunächst nichts ändern.
Eine Anpassung für die wenigen Anwender mit B2B Ausgangsrechnungen an Unternehmen ist geplant. Diese müssten spätestens ab 2028 als E-Rechnung aus prohandel ausgegeben und die technische Möglichkeit dafür bis dahin durch prohandel realisiert werden.
Archivierung und Dokumentation E-Rechnung unterliegen auch der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Dies bedeutet, dass sie ordnungsgemäß archiviert und dokumentiert werden müssen. Eine Verfahrensdokumentation ist hierbei unerlässlich! Wichtig: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist dafür nicht zwingend erforderlich, kann jedoch sinnvoll sein. Stimmen Sie sich hierzu bitte mit Ihrem Steuerberater ab, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Empfehlungen - Bereiten Sie sich vor: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse und Systeme und planen Sie notwendige Anpassungen.
- Richten Sie ein spezielles E-Mail-Postfach ein: So behalten Sie den Überblick über eingehende E-Rechnungen.
- Dokumentieren Sie Ihre Verfahren: Stellen Sie sicher, dass alle Schritte zur Einhaltung der GoBD klar beschrieben sind.
- Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten: Informieren Sie Ihre Lieferanten über die neuen Anforderungen und stimmen Sie sich über die zu verwendenden Formate ab.
Fazit Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt viele Änderungen mit sich, die jedoch auch eine Chance zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse bieten. Nutzen Sie die Übergangszeit, um sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung. Bei Fragen zur FIBU-Schnitstelle steht Fr. Fribus Ihnen gerne zur Verfügung. zum Seitenanfang | 
